C’est quelque chose que nous recherchons. Plus de papiers à signer et à archiver. Plus de documents à éditer à la main. Plus de livres lourds à trimballer. Mais la réalité est que, dans de nombreux domaines de notre vie, le papier est toujours notre principal moyen de communiquer et de faire des affaires.
Cependant, pour la première fois, le monde des affaires a progressé plus vite que le monde des affaires quand il est sans papier.
L’entreprise paperless
À la maison, j'ai encore certaines factures qui ne permettent tout simplement pas le paiement automatique des factures; Je reçois des notifications, telles que de notre syndic de copropriété, qui arrivent toujours par courrier postal; et si j'ai du travail à faire chez moi, les entrepreneurs m'obligent toujours à signer un contrat. À la maison, j'ai toujours un classeur physique. Et puis il y a le courrier indésirable sans fin.
Mais, d’un autre côté, les entreprises d’aujourd’hui sont plus que jamais connectées. Les médecins utilisent une tablette et accèdent du bout des doigts aux dossiers des patients, aux rayons X et à d’autres informations vitales, au lieu de toujours regarder les dossiers papier. Les vendeurs dans les magasins de vente au détail utilisent des tablettes pour vérifier l'inventaire en temps réel, traiter les clients et envoyer les courriels, au lieu d'imprimer toujours l'inventaire et les reçus pour les clients.
De plus, les professionnels de l'information peuvent collaborer avec des collègues de n'importe où, signer électroniquement des factures et travailler sur les dernières propositions ou présentations à partir de n'importe quel appareil, au lieu d'imprimer et de baliser des documents dans le cadre du processus de révision.
Trois types de documents papier utilisés en entreprise
Bien que les utilisations du papier dans les entreprises soient illimitées, les types de documents les plus généraux que nous voyons s’adaptent à ces catégories:
- Documents internes Les exemples incluent des documents qui sont encore des travaux en cours ou des documents situés derrière le pare-feu et difficiles d'accès depuis chez vous.
- Documents externes. Les exemples incluent des présentations, des rapports ou autres documents similaires que nous devons partager avec nos clients, partenaires ou fournisseurs.
- Déclarations, propositions et factures. Les exemples incluent les documents d'énoncé de travail (SOW) des fournisseurs ou les notes de frais qui nécessitent généralement une impression, une signature et un retour par courrier électronique.
Bien que les gens impriment ces documents pour diverses raisons, le motif principal peut généralement se résumer au fait qu'il est difficile de collaborer sur des documents en temps réel; difficile à envoyer aux clients par voie électronique en raison de leur grande taille; difficile à éditer et à signer sans imprimer; et, plus important encore, difficile d’accès à l’extérieur du bureau ou sur un périphérique non-professionnel.
Comment les espaces de travail mobiles nous rapprochent de l'entreprise paperless
Ce dont les gens ont besoin pour soutenir leurs efforts visant à passer à la dématérialisation, c’est un ensemble de technologies permettant d’accéder, d’éditer, de signer, de partager et de collaborer en toute sécurité à des documents électroniques afin d’éviter les travaux d’impression. Ce n'est qu'un des nombreux avantages d'un espace de travail mobile.
Un espace de travail mobile est un environnement de travail portable, toujours actif et toujours connecté, qui suit un employé, où qu'il aille, quel que soit le périphérique choisi, et quelle que soit la connectivité sur laquelle il s'appuie pour l'aider à être productif. Cela signifie que les employés ont accès à l'ensemble de leurs applications, données et services où qu'ils soient, sur l'appareil de leur choix. Mais l’objectif ici n’est pas d’obliger les employés à travailler tout le temps, mais bien de donner aux employés un degré de flexibilité et de liberté sans précédent dans la manière dont ils effectuent leur travail.
Outre les avantages de flexibilité, un espace de travail mobile a des implications énormes pour le bureau sans papier. Prenons les à tour de rôle:
Accès aux documents. L'accès aux documents en dehors du bureau, sur un PC, un smartphone ou une tablette non-professionnel peut être un cauchemar. Pourquoi? Les entreprises doivent sécuriser leurs données pour s’assurer qu’elles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Avec un espace de travail mobile, les employés obtiennent un accès sécurisé à toutes leurs données, même celles situées derrière le pare-feu, sur tous les appareils qu’ils utilisent.
Comptabilité sans papier
L’ère de la compta 100% dématérialisées approche : mutuelle, service des impôts formalités administrative, tenue de la comptabilité, gestion des factures, gestion des justificatifs de paiement, tout est en voie de dématérialisation avancée. Les technologies murissent : il y a encore quelques années, à moins de disposer d’un coûteux scanner haute performance et d’un gros volume de pièces à gérer, il était difficile pour une PME de dématérialiser sa comptabilité. Aujourd’hui, n’importe quelle PME ou freelance peut avoir accès soit via son compte sur Qonto (pour 10€/mois), soit sur chez un expert-comptable en ligne comme l-expert-comptable.com à un service numérisation très rapide (via une simple application de smartphone) des justificatifs bancaires. Bientôt, les mêmes systèmes analyseront automatiquement les comptes annuels et formuleront des recommandations.
Edition de document
La modification de documents a toujours été possible sur des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables dotés de suites de productivité telles que Microsoft Office. Mais comme les employés sont devenus plus mobiles, l'édition de documents sur des appareils mobiles a souffert du manque d'outils. Avec un espace de travail mobile, les employés ont accès à toutes les applications qu’ils ont sur leur ordinateur, ainsi qu’à toutes les applications mobiles, Web et SaaS les plus récentes et les plus performantes disponibles, y compris les suites de productivité mobile. Cela donne aux employés le pouvoir de modifier n'importe où.
Signature de document
À un moment donné, un employé recevra un document, tel qu'un énoncé de travail, une proposition ou un autre contrat, qui devra être signé et retourné à une tierce partie. Traditionnellement, cela se faisait via une imprimante, un stylo, un scanner et un e-mail de retour. Les espaces de travail mobiles changent ce paradigme. À l'aide d'un espace de travail mobile, vous avez la possibilité de fournir (ou de demander) des signatures électroniques.
Partage de documents
Les employés souhaitant partager des documents ont été confrontés à un double problème: 1) les conséquences pour la sécurité des données tombées entre de mauvaises mains et 2) les fichiers trop volumineux pour être envoyés par courrier électronique. Un espace de travail mobile inclut des fonctionnalités de partage de fichiers sécurisé qui résolvent ces deux problèmes. Désormais, les employés peuvent envoyer des documents de toutes tailles à leurs collègues et clients via un lien sécurisé qui enregistre les destinataires du document et peut empêcher les personnes non autorisées d'y accéder.
Collaboration sur des documents
Collaborer sur un document est une nécessité dans le lieu de travail actuel. Toutefois, dans de nombreux cas, les employés envoient un document par courrier électronique et espèrent recevoir une version annotée en réponse. Un espace de travail mobile inclut une technologie de collaboration permettant aux employés de lancer une réunion virtuelle, de partager un document et de collaborer sur le document en temps réel.
Pour travailler dans un bureau sans papier, il faut beaucoup de technologie de pointe, travaillant de concert. Sommes-nous pleinement là? Non, mais d’intéressantes solutions d’espaces de travail mobiles émanent de sociétés de logiciels d’entreprise qui nous rapprochent plus que jamais d’un bureau totalement dématérialisé.
Grâce aux espaces de travail mobiles, nous pouvons exploiter la technologie non seulement pour être plus productifs, mais également pour trouver de nouveaux moyens de mieux travailler - et avec le Jour de la Terre aujourd’hui, nous ne pouvons oublier l’avantage d’être plus vert.
